Chugoku
Challenge
Maar dit was op dát moment helemaal niet een oplossing voor de vraag die Chugoku had. Zij zaten met een systeem dat veel gebruikt werd en hier was continuïteit dus onmisbaar. Ze merkten dat het beheer hiervan te veel afhing van die ene ontwikkelaar. Hun vraag was daarom helder. Help ons het bestaande systeem goed te borgen, zonder dat het dagelijkse werk stilvalt.
We begrepen die zorg en prioriteit goed, beredeneerd vanuit het bedrijfsbelang. Want de bestaande processen liepen natuurlijk gewoon door. Offertes moesten eruit. Inspecties moesten gepland worden. Aanpassingen in het systeem bleven nodig.
Chugoku wilde zich allereerst serieus genomen voelen in de vraag die zij hadden. Gehoord worden in de urgentie die ze uitspraken, wat niet werd opgelost door direct een compleet nieuw systeem te bouwen. Er stond ten slotte al een systeem dat dagelijks gebruikt werd.
_Bestaande software overnemen
Bestaand systeem én bestaande business beschermen
Zo zijn wij ook de onboarding ingestapt. We hebben niet meteen onze eigen oplossing over het vraagstuk heen gelegd. We zijn begonnen bij de situatie van Chugoku. Eerst begrijpen waarom dit systeem zo belangrijk was geworden. Eerst zorgen dat het beheer overgenomen kon worden. Eerst samen overzicht krijgen over de bestaande omgeving.
Daarom hebben we voorgesteld om het beheer over te nemen en tegelijk te onderzoeken wat de staat van de software was. We hebben code-analyse uitgevoerd, een pentest laten doen en de applicaties in kaart gebracht. Op die manier kregen we een duidelijk beeld van de kwaliteit, de risico’s en de mogelijkheden voor de fase daarna.
Per januari 2025 zijn we ingestapt. De eerste weken stonden in het teken van kennisoverdracht, overname en het opzetten van de omgeving onder onze verantwoordelijkheid. Eind februari lag het volledige beheer van de bestaande applicaties bij ons.
Dat dit traject ogenschijnlijk snel verliep, betekent niet dat het een fluitje van een cent was! De software was in vijftien jaar tijd uitgebreid met nieuwe functies en nieuwe gebruikers. De manier waarop het fundament de software was doorontwikkeld was helaas niet meer van deze tijd. Voor Chugoku maakte dit pas echt inzichtelijk wat het bedrijfsrisico was.
Eerst rust in de operatie, daarna ruimte voor een besluit
In dezelfde periode merkten zij ook wat er verandert als een tech partner het beheer overneemt. Bugs werden sneller opgepakt. Simpele, maar belangrijke, wijzigingen konden ineens in rap tempo worden doorgevoerd. Vragen werden niet langer beantwoord met een technische uitleg waar je als organisatie weinig mee kunt, maar in begrijpelijke taal teruggekoppeld aan de betrokken collega’s. Chugoku kreeg helder uitgelegd wat er speelde, wat er aangepast werd en wat dat betekende voor de business.
Dat maakte voor hen een enorm verschil als het gaat om de samenwerking. Chugoku kreeg niet alleen ondersteuning bij het systeem zelf, maar ook een gesprekspartner die kon meedenken vanuit het bedrijf. Wat betekent een wijziging voor de dagelijkse operatie? Wat vraagt nu meteen om aandacht en wat is een besluit voor de lange termijn?
Hoe verschilt CODE14 in jullie perspectief van een standaard digital agency, software leverancier of zzp'er?
Eline, application engineer: "Dit maakt voor ons een groot verschil. Je merkt dat CODE14 niet alleen naar de techniek kijkt, maar echt probeert te begrijpen hoe wij werken en wat we nodig hebben. We werken al jaren met dezelfde systemen, je kunt je dan soms blindstaren op problemen en sommige dingen ook als ‘gegeven’ zien.
CODE14 stelt daar soms vragen over en levert een frisse blik. Dat levert in sommige gevallen betere of simpelere oplossingen op. Wat ook prettig is, is dat CODE14 voor ons de vertaalslag kan maken van een technisch verhaal naar een voor ons begrijpelijk verhaal. Dat zorgt ervoor dat je sneller samen beslissingen kunt nemen."
Naast het dagelijkse beheer hebben we ook in de basis van het systeem verbeteringen doorgevoerd. We voegden unittests toe, brachten meer structuur aan in de code en pakten onderdelen aan die steeds opnieuw om support vroegen. Daarmee daalde de support last flink en liepen ook de supportkosten duidelijk terug.
Dat is de winst van de run fase, het overnemen en verbeteren van bestaande software, zonder dat meteen iets nieuws bouwt. Je moet eerst rust creëren in je bestaande systeem, de continuïteit borgen en je huidige business en processen beschermen. Pas daarna ontstaat er ruimte voor de change fase, en dus voor vernieuwing en innovatie.
Hoe heeft CODE14 jullie geholpen de juiste oplossingsrichting te bepalen?
Eline, application engineer: "Voor ons begon het bij de stabiliteit van het systeem. We merkten dat we steeds vaker vragen en issues kregen vanuit de organisatie. Er ging veel tijd zitten in het oplossen van deze vragen en issues.
Wat CODE14 goed heeft gedaan, is dat ze niet meteen met een groot plan kwamen, maar eerst hebben geholpen meest urgente vragen en issues op te pakken. Ze namen het beheer over en zorgden ervoor dat dingen weer stabiel draaiden. Problemen werden sneller opgepakt en dat gaf bij ons meer lucht. Van daaruit konden we ook verder gaan kijken.
CODE14 heeft een analyse gedaan van het systeem en nam ons daarin stap voor stap mee. Niet heel technisch, maar juist op een manier die voor ons goed te volgen was. Daardoor kregen we een veel beter beeld van waar we stonden en wat logische vervolgstappen waren."
_Digitale transformatie
Tijdens de onboarding werd duidelijk wat nodig was voor de volende fase
Vanuit de pentesting en code-analyse bleek in maart 2025 dat de applicaties dus op een verouderde manier waren opgebouwd. Daarmee kwam een volgende vraag naar voren. Hoe verstandig is het om verder te investeren in een oud fundament, terwijl de ruimte voor uitbreiding steeds beperkter wordt?
Het ging dus niet meer alleen over het beheer van twee applicaties.
Het gesprek verschoof naar de rol van deze systemen in het bredere digitale landschap van Chugoku. Hoe ondersteun je commerciële processen beter? Hoe zorg je dat software past bij de schaal van de organisatie en bij de plannen voor de komende jaren? Hoe sluiten deze systemen straks aan op het nieuwe ERP-systeem en data warehouse dat Chugoku parallel implementeert? En hoe zorg je dat die nieuwe tooling niet alleen voor één team werkt, maar ook bruikbaar is voor andere kantoren van Chugoku wereldwijd?
Dat gesprek vond plaats met management en directie. Terecht, want de impact van dit soort keuzes reikt verder dan software alleen. Het gaat ook over omzet, operationele processen, risico en implementatie binnen teams.
Eerst gehoord worden in de vraag die er ligt
Doordat er tijd en ruimte ontstond om het bestaande systeem te beoordelen en continueren, kon Chugoku vanuit alle rust een besluit nemen over een grote investering voor de lange termijn. Het was daarmee geen besluit dat vóor hen werd genomen, maar een keuze waar ze zelf als organisatie achter stonden. Op basis van de resultaten uit de discovery & research fases viel het besluit uiteindelijk op een rebuild traject en dit traject zijn we dan ook gestart.
Wat zouden jullie andere bedrijven adviseren die tegen dezelfde challenge aanlopen?
Eline, application engineer: "Wat voor ons echt het verschil heeft gemaakt, is eerst zorgen voor rust. Als je continu bezig bent met het oplossen van problemen, kom je eigenlijk niet toe aan de vraag wat je écht nodig hebt. Dus ons advies zou zijn: zorg dat je huidige systeem stabiel is en blijft draaien. Pas daarna ga je kijken naar de lange termijn. Die volgorde heeft ons enorm geholpen, omdat je dan keuzes maakt vanuit overzicht in plaats van druk."
Goede samenwerking begint met begrijpen wat er binnen een bedrijf speelt. Je moet snappen welke afwegingen een ondernemer maakt, wat er op het spel staat en waarom een organisatie niet zomaar afscheid kan nemen van een systeem dat al jaren wordt ingezet. Gehoord worden en serieus genomen worden in die vraag is de basis voor een oplossing die past bij het bedrijf.
Eerst begrijpen wat er speelt. Daarna samen bepalen wat nodig is voor de volgende stap. Dat is hoe wij als tech partner naast je staan en de tech altijd koppelen aan jouw bedrijfsbelang.
Hoe hebben jullie het onboardingstraject en de overname van de bestaande software ervaren?
Eline, application engineer: "We hebben het onboardingstraject als heel prettig ervaren. In het begin heeft CODE14 nauw samengewerkt met de ontwikkelaar die het systeem al kende, en dat was voor ons belangrijk. Daardoor bleef de kennis behouden en liep de operatie gewoon door. Wat ons ook opviel, is dat ze niet meteen met conclusies of oplossingen kwamen. Ze namen echt de tijd om te begrijpen wat er stond en hoe wij ermee werkten. Dat gaf vertrouwen.
En wat we vooral waarderen, is de structuur die ze aanbrengen. We hebben veel meer inzicht in wat er gebeurt, waar ze mee bezig zijn en wat de impact daarvan is. En de communicatie is duidelijk, geen onnodig lang technisch verhaal, maar helder uitgelegd wat
het voor ons betekent."
Deze case laat zien hoe een systeem in de loop van de jaren steeds groter en belangrijker kan worden voor een organisatie. Daarmee stijgen ook de eisen aan continuïteit, beheer en doorontwikkeling. Bij Chugoku groeide de rol van de software mee met het bedrijf, maar de manier waarop die was geborgd niet. Daardoor was het niet langer future-proof en was het fundament niet sterk genoeg voor de volgende fase.
Waar kijken jullie het meest naar uit, nu jullie zijn gestart met de volgende fase?
Eline, application engineer: "We kijken er vooral naar uit om te werken met een nieuw, toekomstbestendig systeem dat beter aansluit op onze manier van werken en onze ambities. Waar we voorheen vooral bezig waren met het draaiende houden van wat er al was, ontstaat er nu ruimte om echt vooruit te kijken. Daarnaast kijken we ernaar uit om straks te werken met een systeem waar we zelf ook veel tijd en aandacht in hebben gestoken om het goed neer te zetten en te perfectioneren."