Service wordt pas echt belangrijk op het moment dat er iets stuk gaat. Je klant wil dan weten of je zijn melding hebt gezien en hoe lang het duurt voor het is opgelost. Kan hij dat zelf volgen in een service portal, dan hoeft hij niet te bellen voor een update en houdt je serviceteam tijd over om het probleem op te lossen.
Gerelateerde content
Voordelen van een service portal
Zonder portaal komt een storing de ene keer via de mail en de andere keer telefonisch binnen, en dan is het maar hopen dat de juiste persoon het oppakt. In een service portal krijgt elke melding een plek en een status, zodat je klant ziet dat het loopt en jij ziet wat er nog openstaat. Niets verdwijnt in een persoonlijke mailbox en niemand hoeft na te bellen of het al is opgepakt.
Een vraag die je klant zelf kan oplossen
Een flink deel van wat bij support binnenkomt, is steeds dezelfde vraag in een andere vorm. Leg je de oplossing één keer goed vast en maak je die vindbaar in het portaal, dan lost je klant het de volgende keer zelf op. Zo houd je je mensen over voor de storingen die aandacht en kennis vragen.
Je serviceafspraken bewaken
Heb je afspraken over hoe snel je reageert of iets oplost, dan wil je zien of je die haalt voordat een klant je erop wijst. Het portaal houdt bij hoe lang een melding openstaat en waar het dreigt mis te gaan, zodat je kunt bijsturen terwijl dat nog kan. We koppelen het aan de systemen die je al gebruikt voor je meldingen en je klantgegevens, zodat het overzicht klopt.
Wat het jou en je klant oplevert
Je klant krijgt sneller duidelijkheid en weet dat zijn melding niet ergens blijft liggen. Je serviceteam hoeft de terugkerende vragen niet meer op te pakken en houdt tijd over voor de meldingen die er echt toe doen. En doordat je ziet welke problemen het vaakst terugkomen, kun je ze aanpakken waar ze ontstaan in plaats van ze telkens opnieuw op te lossen.
FAQ
Wat is een service portal?
Een afgeschermde omgeving waar je klant een storing meldt en de status volgt, en waar je serviceteam de meldingen afhandelt en de kennis vastlegt.
Hoe helpt een service portal bij mijn serviceafspraken?
Het portaal houdt bij hoe lang een melding openstaat en waar het dreigt mis te gaan, zodat je kunt bijsturen voordat je een afspraak overschrijdt in plaats van erna.
Kan een service portal samenwerken met mijn systemen?
Ja. We sluiten het aan op de systemen die je gebruikt voor je meldingen en je klantgegevens, zodat het portaal geen extra eiland wordt maar de plek waar alles samenkomt.
Waarin verschilt een service portal van een klantportaal?
Een klantportaal draait om de eigen account van je klant, zoals zijn bestellingen en facturen. Een service portal draait om support, zoals een storing melden en de status volgen. In de praktijk lopen ze soms in elkaar over.
