Lean, een woord dat we in steeds meer bedrijven horen. We willen allemaal steeds sneller, duurzamer, goedkoper, maar toch de beste kwaliteit behouden. Daar is lean management een goede eerste stap voor, want door lean te zijn, ga je dure en tijdrovende verspillingen tegen. Ook binnen softwareontwikkeling maken wij dagelijks gebruik van lean.
Lean management draait in essentie om het wegnemen van verspillingen en daarmee waarde te vergroten voor de klant van het eindproduct. Door al je bedrijfsprocessen van A tot Z te doorlopen en doorgronden, kom je verspillingen tegen die het proces vertragen, duurder maken of soms zelfs de kwaliteit verminderen. De klant lijdt daar vaak onder, want die moet meer betalen voor het product door het dure en tijdrovende proces. Het doel van lean is dus altijd waarde creëren voor jouw klant. Er zijn acht categorieën waarin een verspilling kan passen. Deze verspillingen leggen we uit aan de hand van Tim Woods.
Ken je hem al, Tim Woods? Wij stellen hem graag aan je voor, zodat je Tim Woods nooit meer zult vergeten! Tim Woods is een ezelsbruggetje om de 8 principes van verspilling te onthouden.
Het transport omvat alles wat verplaatst wordt. Dit gaat dus om daadwerkelijk transport van je producten, maar ook het transporteren van interne documenten langs meerdere functionarissen, waardoor iets onnodig lang kan duren. De kunst is om een gulden middenweg te vinden, niet te veel en niet te weinig transporteren.
De productvoorraad en het beheer ervan is vaak een tijdrovend proces. Zorg ervoor dat je voorraad goed geordend is en dat je weet hoe alles wordt opgeslagen. Naast je productvoorraad, heb je wellicht ook andere voorraden. Denk aan al het werk wat je laat liggen, dat wordt eigenlijk een voorraad van werkzaamheden die nog moeten gebeuren. Doe de dingen die daadwerkelijk belangrijk zijn en neem afscheid van werk dat niet noodzakelijk is!
Beweging gaat over alle overbodige bewegingen, dus niet alleen de beweging van mensen, maar ook de beweging in je processen en machines. Als alles van te voren goed afgesteld en uitgedacht is, dan is onnodige beweging om last-minute nog dingen op te zoeken of aan te passen niet nodig. Dit kost namelijk alleen maar ontzettend veel dure tijd en energie!
Wachten, wachten, wachten, we doen het de hele dag door. Leg eens vast hoe vaak je aan het wachten bent. Wachten op een collega, wachten op een telefoontje, wachten op een reactie op je mail, et cetera. Als een proces niet goed is ingericht, komt er veel vertraging voor. Deze vertraging wordt vaak weer opgevuld met zinloze activiteiten. Sluit alle processen goed op elkaar aan, en je voorkomt lange vertragingen en dus verspillingen.
Veel bedrijven doen aan overproductie, alleen maar om zekerheid te creëren. Je kunt beter teveel hebben dan te weinig, toch? Waarom niet gewoon precies genoeg produceren? Overproductie leidt tot teveel (dure) voorraad en soms zelfs tot verspilling van kostbare grondstoffen.
Overbewerking houdt in dat je meer doet dan met de klant is afgesproken of dat er zelfs dingen dubbel worden gedaan. Kader opdrachten altijd goed af met klanten, zo voorkom je dat je teveel extraatjes doet waar je klant vaak helemaal niet op zit te wachten.
Fouten maken we allemaal, het is heel menselijk. Een fout kost alleen wel ontzettend veel tijd, want je hebt tijd gestoken in de fout maken, maar je moet het ook nog weer oplossen. Daardoor kan iets twee keer zo veel tijd kosten. Een grove verspilling dus!
Medewerkers worden aangenomen op basis van capaciteiten, waar vertrouwen in is. Vaak weten we niet goed van elkaar welke vaardigheden en talenten we hebben, waardoor het voorkomt dat taken aan medewerkers worden gegeven die betere of andere skills hebben. Zonde, want het is een verspilling van de talenten van deze mensen, die vaak meer kunnen.
Veel van de principes vinden aansluiting op elkaar, de één beïnvloed heel vaak het ander. Ga je aan de slag met het opvolgen van de principes? Start dan altijd met één principe. Dan zul je daadwerkelijk ervaren dat je, door het aanpakken van dit principe, ook op de vlakken van de andere principes verandering ziet. Sommige processen zijn niet lean te maken. Het proces is bijvoorbeeld extreem lang en totaal niet lean, maar voegt wel waarde toe aan het eindproduct. Lean management draait dan ook niet om het nauwkeurig opvolgen van Tim Woods, maar om het zo lean mogelijk maken van je processen waardoor alles soepeler gaat verlopen. Het eindproduct moet er altijd beter van worden, het mag er zeker niet onder lijden!
Value Stream Mapping wordt vaak gebruikt om verspillingen binnen de processen op te sporen en te elimineren. Met value stream mapping breng je alle bedrijfsprocessen in kaart, hierdoor zie je heel duidelijk waar de verbeterpunten binnen je proces liggen. Wil je weten hoe je een value stream map kunt maken? Lees dan het value stream mapping artikel in onze kennisbank.
