Wat is een ERP systeem?
Bijna ieder bedrijf heeft er wel één: een ERP systeem.
Een ERP systeem is een softwareoplossing waarin je geautomatiseerd verschillende bedrijfsmatige processen kunt afhandelen.
Wat is een ERP systeem?
ERP, de afkorting van Enterprice Resource System, is al jaren een belangrijke spil in de bedrijvenwereld. Het is een softwarepakket met als belangrijkste functie het automatiseren van bedrijfsprocessen. Zo kan ERP software oplossingen bevatten voor administratieve en financiële processen, maar ook voor bijvoorbeeld voorraad en logistiek.
Meestal is een ERP pakket opgebouwd uit standaard modules die je kunt gebruiken als je het systeem hebt aangeschaft. Daarnaast kun je ook extra modules bijkopen, die als applicaties gekoppeld kunnen worden aan het ERP systeem. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een CRM (customer relationship management) systeem.
De voordelen van een ERP systeem
Tijd en kosten besparen, welke onderneming wil dat nou niet? Het allergrootste voordeel van het ERP systeem is dan ook het besparen van tijd en kosten. Door het informatie- en managementsysteem wat we een ERP noemen kan alle informatie gekoppeld en gebundeld worden in één digitaal systeem. Het systeem is voor iedereen in de organisatie beschikbaar en als de één iets invoert ziet de ander dat direct (realtime). Nooit meer dubbelop informatie invoeren omdat je met 2 of 3 verschillende systemen werkt die niet met elkaar gekoppeld zijn. Daarnaast leidt de komst van een ERP systeem vaak tot meer klantgerichtheid, afnemende voorraadkosten, hoger servicelevel, orders sneller kunnen verwerken et cetera.
De nadelen van een ERP pakket
Het grootste nadeel van ERP software is de implementatie ervan. Dat is nou ook net het onderdeel wat vaak onderschat wordt. Het implementeren van nieuwe software kost op twee vlakken erg veel tijd: mens en informatie. Alle bestaande informatie moet in het nieuwe systeem gezet worden. Niet moeilijker omschreven dan het is: dat invoeren kost gewoon erg veel tijd. Maar daarnaast moeten de mensen ook met het systeem gaan werken, het volledig gaan begrijpen. Waar je dus zeker baat bij zult hebben is het (laten) geven van een cursus aan alle medewerkers over het nieuwe systeem.
Ander groot nadeel zijn de kosten van een dergelijk systeem. Het is en blijft een standaardpakket, geen maatwerk oplossing. Heb je dus extra functionaliteiten nodig die niet standaard in het ERP pakket zitten? Dan zul je daar een maatwerk applicatie voor moeten laten ontwikkelen. Deze applicatie kan dan d.m.v. een API weer gekoppeld worden met het standaard ERP pakket. Het ontwikkelen van zo’n maatwerk applicatie en een API kost natuurlijk wel het e.e.a. Daarnaast betaal je natuurlijk gewoon voor de aangeschafte ERP software.
Waar moet je aan denken bij de aanschaf van ERP software?
Het kiezen van een passend ERP pakket is niet iets wat je als organisatie in een dag (of even ‘snel’) moet doen. Als het goed is gaat het pakket namelijk jaren mee en als jij groeit kan het pakket modulair meegroeien. Kies dan dus ook een pakket die past in het toekomstplaatje van de onderneming. Op het internet kun je veel lezen over ERP pakketten en de leveranciers. Zorg ervoor dat je beslagen ten ijs komt en verstand hebt van ERP systemen, de mogelijkheden en de verschillende leveranciers.
Niemand intern die verstand heeft van ERP software of geen tijd om het zelf uit te zoeken? Kies dan een goede consultant die niet verbonden is aan een ERP leverancier. Wij adviseren je om sowieso altijd een consultant om advies te vragen, omdat het belangrijk is dat je de juiste keuze gaat maken en er helaas nog wel eens wat over het hoofd wordt gezien.
Meerdere systemen koppelen
Zoals hierboven al geschreven kun je vanuit het kloppend hart, je ERP systeem, ook andere systemen toevoegen en koppelen. Veel (middel)grote organisaties maken bijvoorbeeld gebruik van een CRM systeem. Natuurlijk wil je wel dat de klantgegevens in je ERP matchen met de gegevens in het CRM. Daarvoor is een koppeling nodig. De meeste ERP aanbieders hebben zo’n module in huis. De koppelingen bestaan dan al, het is alleen nog een kwestie van even een schakelaartje omzetten.
Externe systemen koppelen werkt echter niet zo eenvoudig. Bij externe systemen kun je denken aan bijvoorbeeld een webshop, een op maat gemaakt planningssysteem of een urenregistratie systeem. De ERP leverancier heeft nog geen koppeling gemaakt voor deze systemen, dus er is nog geen schakelaar. Dat houdt in dat de gehele schakelaar uitgevonden en gemaakt moet worden. Dat noemen we ook wel een API koppeling. Vaak geen probleem, want dat is precies wat wij prachtig vinden om te doen!
Het voordeel van alles met elkaar koppelen is dat alle informatie (data) centraal op één plek samenkomt en dus ook vanuit één plek beheerd kan worden. Data is immers tegenwoordig een zeer belangrijke factor, want meten is weten!
Advies over ERP systemen
Zie je door de bomen het bos niet meer? Wil je geen verkeerde (en dure) keuze maken? Dan schuiven wij heel graag bij je aan. Wij kijken niet alleen naar een passend ERP pakket voor de huidige situatie, maar ook met oog op jouw toekomst. We helpen je om het applicatielandschap scherp in beeld te krijgen om zo met jou de meest futureproof keuze te maken. Wij zitten immers niet vast aan een ERP leverancier en zijn dus altijd objectief. Neem eens contact met ons op voor de mogelijkheden!